Si hay un tema realmente común en las sesiones de coaching, es el de manejo de tiempo. Es claro que muchos clientes encuentran complicado administrar u optimizar el poco tiempo que tienen, o tal vez se sienten insatisfechos con su balance entre trabajo y vida familiar. Definitivamente, el tema es importante, pues uno puede llegar a sentirse infeliz o poco productivo al tener la impresión de pasarse todo el día atendiendo emergencias y desatendiendo proyectos.
Estas sesiones suelen ser muy productivas y dinámicas, pero nunca pretendo enseñarle a mis clientes cómo manejar su tiempo o darles fórmulas secretas con metodologías específicas que se conviertan en soluciones instantáneas. Por el contrario, pienso que cada quien debería ser capaz de darse cuenta cuál la mejor manera de aprovechar su tiempo. Lo que sí hacemos en las sesiones es discutir profundamente sobre prioridades. Y es que para mí, el manejo del tiempo está muy ligado a nuestros valores esenciales y a nuestros objetivos personales o profesionales. De la misma manera como nadie puede juzgarte por cómo gastas tu dinero, nadie debería jugarte por cómo administras tu tiempo, ¡a menos que sea tu jefe!
En estas sesiones también hablamos mucho de eficiencia, pero nuevamente, desde una perspectiva de alcance de objetivos. Para mí, cuando una persona tiene claro a dónde desea llegar o qué desea hacer en un determinado arco de tiempo, es más fácil agrupar las actividades que se hacen en un día, y verificar si están o no alineadas con el objetivo.
En ese sentido, una de las herramientas que me gusta emplear más es la matriz de gestión de tiempos que Steven Covey menciona en su famoso libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. Este simple framework nos permite categorizar las diversas actividades que hacemos en cuatro diferentes categorías. Las actividades pueden ser urgentes e importantes (Q1), no urgentes pero importantes (Q2), urgentes pero no importantes (Q3) o no urgentes y no importantes (Q4).
Con unas cuantas preguntas calibradas es posible determinar el porcentaje de tiempo que permanece el cliente en cada uno de estos cuadrantes, y es a partir de ahí donde se empiezan a ver los beneficios de la sesión. Recordemos que en el libro se nos indica que el gol será siempre incrementar el porcentaje de tiempo que designemos a Q2 y en la medida de lo posible disminuir el designado a Q4. En mi opinión, esto dependerá mucho de cada persona y de su objetivo.
Por ejemplo, si tenemos como gol el empezar un negocio, probablemente si tengamos que movilizar mucho porcentaje de tiempo a Q2, ya que tenemos mucho que hacer antes de materializar el sueño. Pero, si por el contrario, nuestro objetivo es pasar más tiempo de calidad para nosotros mismos o relajarnos, ya que estamos muy estresados, entonces incrementar el tiempo en Q4 podría ser beneficioso. Esto es en verdad caso a caso, las sesiones de coaching ayudan mucho a descubrir si lo que hacemos nos hace felices.
Otra herramienta que utilizo mucho en coaching es un framework para delegar actividades. Muy comúnmente pensamos que nosotros tenemos que encargarnos de todo, sobre todo si somos jefes de un grupo de personas (es un tipo de liderazgo en el cual no se confía en otros). Mediante el coaching se puede llegar a descubrir si estamos haciendo lo correcto o si existe otra persona que podría ayudarnos a disminuir el tiempo invertido en algo. De la misma manera, podría ser que estemos invirtiendo tiempo adicional perfeccionando actividades que no necesitan ejecutarse a tal nivel. Tal vez un 80% perfecto es suficiente, de hecho, en muchos casos entre un 80% y un 100% perfecto no hay diferencia en términos de calidad, pero sí que la hay en cantidad de tiempo invertido.
Como vemos, hay muchas maneras como el coaching nos puede ayudar a mejorar la manera como manejamos nuestro tiempo. Los frameworks son útiles para descubrir cosas que no habíamos notado anteriormente y también pueden ayudar a clarificar nuestro objetivo principal o principios sobre los cuales tomamos acciones. Las sesiones de coaching utilizan lo aprendido en los frameworks para explorar opciones y encontrar las soluciones que más se adecuan a nuestra personalidad.
Si tienes problemas para manejar tu tiempo, sientes que el día te queda corto o sientes que no estás logrando tus objetivos, tal vez deberías darle una oportunidad al coaching. Si este es tu caso, no dudes en escribirme vía la web o agendar una sesión.
Alexander Martinez
